Zimmet ve KKD Takibi

Normal zimmet ve KKD ayrı listelerde

Zimmet kayıtları iki tipe ayrılır: normal zimmet ve KKD zimmeti. Ayrım kozmetik değil; iki liste ayrı tutulur ve her biri kendi çıktısını üretir. Alet, cihaz, telefon, anahtar takımı gibi kalemler normal zimmete; baret, eldiven, gözlük, iş ayakkabısı gibi kalemler kişisel koruyucu donanım listesine yazılır. Böylece iş güvenliği denetiminde istenen belge, şirket demirbaşıyla karışmadan tek başına alınabilir.

Her kayıtta malzemenin adı, miktarı, verildiği tarih ve açıklama bulunur. Kayıtlar personelin altında verilme tarihine göre sıralı durur; iade edilen ya da geçersiz kalan satır listeden düşürülebilir ama geçmiş kayıt kendiliğinden silinmez.

Seri numarası ve serbest ek bilgi alanları

“Bir laptop verildi” kaydı, iki laptoptan hangisinin verildiğini söylemez. Bu yüzden her zimmet satırına istenildiği kadar ek bilgi eklenebilir: seri numarası, IMEI, marka, beden, renk, ne olması gerekiyorsa. Alanlar sabit değildir, kalem başına serbestçe tanımlanır.

Bu alanlar zimmet formuna da taşınır. Teslim tutanağında yalnız “dizüstü bilgisayar” değil, o bilgisayarın seri numarası da yazılı olur; iade sırasında tartışılacak bir şey kalmaz.

İki ayrı imzalı PDF form

Zimmet listesinden iki ayrı PDF alınır. Birincisi personel zimmet formudur: firma başlığı, personel bilgileri ve zimmet listesiyle birlikte teslim eden ve teslim alan imza alanlarını taşır. İkincisi kişisel koruyucu donanım zimmet formudur ve yalnız KKD listesini basar.

KKD formu düz bir liste değildir; “işyerinde görev yaparken kullanılmak üzere tarafıma teslim edilen aşağıdaki kişisel koruyucu donanımları kullanacağımı ve teslim aldım” ifadesiyle başlayan bir taahhüt metni ve donanımın kullanımı, korunması, kusur nedeniyle hasar görmesi durumunda yenisinin temini gibi maddeleri içerir. Altında teslim eden ve teslim alan imza blokları vardır. Formun üst bilgisi, adresi ve alt bilgisi PDF form ayarlarındaki firma bilgilerinden gelir.

Bu kayıt ne zaman işe yarar

Zimmet listesi iki anda aranır: personel işten ayrılırken ve bir olay sonrası belge istendiğinde. Birincisinde “üzerinde ne var” sorusuna tek ekrandan cevap verilir; ikincisinde imzalı tutanağın kendisi istenir. İkisi de sonradan hazırlanamayacak belgelerdir, çünkü tarih ve imza gerektirir.

Zimmet kayıtları personel detay ekranının içinde durur; personelin dokümanları, izinleri ve mesai geçmişiyle aynı yerdedir. Ayrı bir dosya klasörü ya da ayrı bir tablo tutulmaz.