Servis Kaydı Programı

Servis kaydı nasıl açılır?

Servis kaydı boşlukta durmaz; bir varlığa bağlanır — araç, cihaz, makine, ekipman, sektörünüz hangisiyse. Müşteri şikâyeti kayda geçer, yapılacaklar listesi yazılır, teknisyen atanır. Böylece "bu iş hangi cihaza aitti" sorusu hiç sorulmaz: kayıt varlığın geçmişine bağlıdır ve altı ay sonra aynı cihaz geldiğinde ne yapıldığı tek tıkla görünür.

Bir servis kaydının iki tür kalemi olur: işçilik ve parça. İşçilik süre ve saat ücretiyle, parça stoktan seçilerek girilir. Parça kayda yazıldığında stok henüz hareket etmez; düşüm, kayıt siparişe döndüğünde yapılır. Sebebi şu: bir işin içinde kullanılması planlanan parça ile gerçekten satılan parça her zaman aynı değildir — müşteri vazgeçer, kalem faturadan çıkar, iş iptal olur. Stok, satış kesinleştiğinde hareket eder.

Sözlü eklenen işler nereye kaydoluyor?

Servislerde para en çok burada kaybolur. Varlık içerideyken müşteri arar, "şuna da bakıverin" der, usta bakar, iş yapılır — ve yoğun günün sonunda faturaya yazılmaz. Kalem olarak servis kaydına eklendiğinde o satır ustanın listesinde görünür ve kayıt siparişe döndüğünde de birlikte taşınır; unutulacak bir yer kalmaz.

Aynı mantık tersi için de geçerli: müşteriye danışılması gereken bir işlem madde olarak yazılır ama işaretlenmez. Kaydın durumu "gereksinimler bekleniyor"a alınır, onay gelene kadar orada bekler — yapılmadığı için de siparişe girmez.

Durum takibi ve teslim

Kayıt sekiz durumdan birinde olur: işlem bekleniyor, işleme alındı, gereksinimler bekleniyor, işlem başlatıldı, işlem duraklatıldı, personel işini bitirdi, işlem bitirildi, iptal edildi. "Gereksinimler bekleniyor" ayrı bir durumdur çünkü servisin en sık gecikme sebebi eksik parçadır ve karışık bir listede kaybolur.

Son iki durumu teknisyen kendi ekranından tetikler, kaydı yönetici kapatır — "iş bitti" ile "kayıt kapandı" aynı şey değildir. Kabulde ve iş sırasında çekilen fotoğraflar kayda eklenir; sonradan çıkan "böyle teslim etmemiştiniz" tartışmasının cevabı kayıttır.

Kapanan kayıt nereye gidiyor?

Servis kaydı faturaya doğrudan bağlanmaz; arada sipariş kaydı vardır. Kapanan kayıt tek tıkla siparişe döner, tahsilat sipariş üzerinde alınır — peşin, kısmi ya da vadeli — ve fatura oradan kesilir. Araya sipariş girmesinin sebebi şu: bir işin bitmesiyle parasının alınması aynı an değildir, ikisini tek belgede tutmak "bitti ama tahsil edilmedi" durumunu görünmez yapar.

Aktarım otomatik ama sessiz değildir: iskonto, garanti kapsamındaki kalemler ve müşteriye yansıtılmayacak işçilikler aktarılmadan önce tek ekranda gözden geçirilir. e-Arşiv faturası aynı zincirin sonunda, aynı kalemlerle kesilir; ayrı bir programa veri girmek gerekmez.

Faturaya gitmeyen iki dal

Her servis kaydı doğrudan satışa dönmez. Kayıt, işin cinsine göre başka bir kayda da dönüşebiliyor:

• Ekspertiz dosyası — kaza ve hasar tespiti gereken işlerde. Kayıt ekspertize dönüşür, dosya oradan yürür; onarım kararı çıkarsa yeniden servis kaydına döner.
• Bakım planı — periyodik iş için. Kayıt bir plana bağlanır, planın zamanı geldiğinde program yeni bir servis kaydı açar. Yani zincir kapanmaz, döner: aynı varlığın bir sonraki bakımı ilkinden doğar.