PDKS — Personel Devam Kontrol Programı

Giriş-çıkış nasıl kaydediliyor?

Atölyeye konulan bir tablet ya da bilgisayar kiosk ekranı olarak çalışır. Personel üç yoldan giriş yapabilir: NFC kartını okutarak, bilgisayara takılı bir USB kart okuyucudan, ya da beş haneli PDKS kodunu girip telefonuna gelen SMS kodunu yazarak. Kod tek başına yeterli değildir; SMS adımı, kodu başkasının kullanmasını engeller.

Girişten sonra ekranda tek bir düğme vardır: Günü Başlat. Gün sonunda aynı düğme Günü Bitir olur. Personelin ayrıca kod okutması, form doldurması gerekmez.

Parmak izi ya da yüz tanıma kullanılmıyor

Bu bir eksiklik değil, bilinçli bir tercih. Parmak izi ve yüz verisi, kişisel verilerin korunması mevzuatında özel nitelikli kişisel veri sayılır; toplanması ayrı bir açık rıza, ayrı bir saklama sorumluluğu ve sızıntı hâlinde çok daha ağır bir sonuç demektir. Bir servis işletmesinin mesai takibi için buna ihtiyacı yoktur.

Kart kaybolursa yenisi tanımlanır, kod değiştirilebilir. Parmak izi değiştirilemez — sistemde hiç tutulmaması en güvenli hâlidir.

Konum: onaylı ve reddedilebilir

Giriş ve çıkış kaydı konum bilgisiyle birlikte tutulur, ama sessizce değil: personele konumu harita üzerinde gösterilir ve onayı istenir. Onay verilmeden mesai başlamaz — yani kimse haberi olmadan konumlanmış olmaz, ama konumsuz bir mesai kaydı da oluşmaz.

Bu ikisi birlikte önemli: mesai kaydının nerede açıldığı belli olmazsa saha ekibinde "işe gittim" ile "işe gitmiş göründüm" arasındaki fark ölçülemez.

Konum günde iki kez alınır: günü başlatırken ve bitirirken. Arada hiçbir kayıt tutulmaz — uygulama açıkken bile personelin nerede olduğu izlenmez. Bu bir ayar değil, sistemin çalışma biçimi.

Gün içinde konum gerektiğinde yöntem farklıdır: yönetici, mesaisi açık bir personelden anlık konum ister. İstek personelin ekranına bildirim olarak düşer, personel paylaşabilir ya da reddedebilir; cevap gelmezse istek süresi dolar. İsteğin kim tarafından, ne zaman yapıldığı ve nasıl sonuçlandığı kayıtlıdır.

Aradaki fark önemli: sürekli takipte personel izlendiğini bilmez, burada her seferinde sorulur ve hayır diyebilir.

Mesai, mola ve fazla çalışma

Çalışma süresi giriş-çıkış farkından hesaplanır, o günün çalışma profilindeki mola pencereleri düşülerek. Profil; departmana ya da tek tek personele atanabilir, her hareket oluştuğu andaki profille birlikte kaydedilir — ay ortasında vardiya değişse geçmiş puantaj bozulmaz.

Fazla mesai yönetici onayıyla girilir; kendiliğinden hesaplanmaz. Bu bilinçli: fazla mesainin ne zaman fazla mesai sayıldığı işletmeden işletmeye değişir ve onaysız biriken bir rakam ay sonunda tartışma çıkarır. Süreler yalnız onaydan sonra kesinleşir.

Resmî tatil takvimi sistemde tanımlıdır; işletmenize özel tatil ekleyebilir, merkezî takvimdeki bir günü gerekçesiyle çalışma günü sayabilirsiniz.

İzin yönetimi

Personel kalan izin gününü kendi ekranından görür ve isterse izin talebini oradan oluşturur — bu özellik işletme ayarıyla açılıp kapatılabilir. Talep yöneticiye düşer, onaylanan izin takvime işlenir.

Yıllık izin hakkı kıdeme göre hesaplanır; hak edilen, kullanılan, bekleyen ve kalan gün ayrı ayrı tutulur. Yıllık iznin yanında on dokuz izin tipi tanımlıdır — doğum, evlenme, ölüm, hastalık, iş kazası, iş arama, ücretsiz izin ve diğerleri — her biri ücretli/ücretsiz ve yıllık izinden düşüp düşmediği bilgisiyle.

Puantaj ve hakediş

Aylık puantaj üç rapordan alınır: Çalışma Süresi (personel × ay), Çalışma Süresi (Detaylı) (gün gün döküm, hafta tatili ve resmî tatil kredileriyle) ve Personel İzin Listesi. Üçü de Excel dosyası olarak iner, mali müşavire olduğu gibi gönderilir.

Maaş bilgisi tanımlıysa hakediş de hesaplanır: saatlik ücret, net maaşın o dönem çalışılması gereken saate bölünmesiyle bulunur, fazla mesai kendi katsayısıyla eklenir. Maaş ve hakediş yalnız ayrı bir yetkisi olan kullanıcıya görünür.

Personel itiraz edebiliyor

Personel kendi haftalık hareketlerini görür ve bir kayda itiraz edebilir; yönetici cevabını yazar, personel ekranından okur. Ay sonunda "ben o gün geç gelmedim" tartışmasının yazılı bir yeri olur.

Mesai ile işin aynı yerde durması

PDKS burada ayrı bir program olmadığı için personel, mesaisini başlattığı aynı ekrandan üzerine atanmış servis kayıtlarını da görür: işe başlar, sebebini yazarak duraklatır, bitirir. Yapılacaklar maddelerini tek tek işaretler ve kullandığı parçayı barkod okutarak kayda ekler.

Mesai açılmadan servis kayıtlarına erişilemez. Böylece "işi yapan kişi" ile "mesaide olan kişi" aynı kayıttan çıkar.