Personel Dokümanları ve Geçerlilik Takibi

Belgeler personelin altında durur

Personel dosyaları çoğunlukla iki yerde yaşar: birisi masaüstünde bir klasörde, birisi de bir dolapta. İkisi de arandığında bulunamaz. Bu modülde her belge doğrudan personel kaydına bağlanır; ehliyet, mesleki yeterlilik belgesi, sağlık raporu, iş sözleşmesi, diploma, ne varsa personelin detay ekranındaki doküman listesinde durur.

Her kayıtta belgenin adı, yüklenen dosyası, kimin eklediği ve varsa geçerlilik tarihi tutulur. Geçerlilik tarihi zorunlu değildir; süresiz belgeler tarih girilmeden kaydedilir.

Geçerlilik tarihi olan belgeler

Süresi olan belgeler için tarih alanı doldurulur. Bu alan “ne zaman doluyor” sorusunun tek yerde cevaplanmasını sağlar; belgenin kendisini açıp bakmaya gerek kalmaz. Tarihi olmayan kayıtlar boş bırakılır ve süreli belgelerle karışmaz.

Geçerlilik tarihi belgenin kendi üzerinde yazandır, sistemin hesapladığı bir şey değildir. Yanlış girilirse yanlış kalır; bu yüzden yükleyen kişi ve yükleme zamanı da kayıtta saklanır.

Yenilenen belge eskisini silmez

Belgeler yenilenir: ehliyet yenilenir, rapor tazelenir, sözleşme değişir. Yeni sürüm yüklenirken eski kayıt seçilirse, eski belge yeni belgenin altına bağlanır ve ana listeden çıkar. Listede yalnız güncel sürüm görünür, ama geçmiş sürüm silinmez.

Bu, sonradan “o tarihte hangi belge geçerliydi” sorusunun cevaplanabilmesi için önemlidir. Üzerine yazan bir sistemde o cevap kaybolur; burada zincir hâlinde durur.

Kimler görebilir

Doküman ekranı personel yönetimi yetkisinin altındadır; personel modülüne erişimi olmayan kullanıcı bu listeyi göremez. Maaş bilgisi gibi ayrı bir yetkiye bağlı değildir, personel detayını açabilen kullanıcı belgeleri de görür.

Dosyalar sisteme yüklenir ve panel üzerinden açılır; ayrı bir dosya sunucusu ya da bulut hesabı gerekmez.