Ekspertiz ve Hasar Dosyası Takibi

Dosya servis kaydının üstüne kurulur

Ekspertiz kaydı havada durmaz; var olan bir servis kaydına bağlanır ve o servis kaydı üzerinden açılır. İçine iki grup bilgi girer: eksperin adı ve telefon numarası, bir de kaza dosyasının kendisi — doküman numarası ve doküman oluşturma tarihi.

Doküman oluşturma tarihi sonradan işe yarar: dosya kapandığında, kaza dosyasının açıldığı günden bitiş anına kadar geçen süre hesaplanıp kaydın üzerinde gösterilir. "Bu dosya ne kadar sürdü" sorusunun cevabı tahminle değil tarih farkıyla verilir.

Yedi aşamalı karar akışı

Dosya şu durumlardan birinde bulunur: kaza dosyası açıldı, eksper dosyayı inceliyor, ekspere fiyat teklifi gönderildi, onarım kararı verildi, müşteri ödemesi bekleniyor, onarım tamamlandı, pert kararı verildi. Durumlar düğme olarak yan yana durur, tıklanan işaretlenir.

Bu liste bilerek servis kaydının kendi durumlarından ayrıdır. Araç atölyede beklerken işin tıkandığı yer çoğu zaman atölye değil, sigorta tarafıdır. Ayrı bir akış olması "araç bizde ama bizden kaynaklı değil" durumunu görünür kılar.

Dosyanın kağıtları nerede duruyor?

Hasar dosyası kağıt işidir ve o kağıtların yarısı telefonda fotoğraf olarak kalır. Kayıtta beş ayrı belge klasörü vardır: kaza dosyası, olay yeri fotoğrafları, ehliyetler ve ruhsatlar, sigorta poliçeleri ve tutanaklar.

Belgeler ekspertiz kaydı oluşturulduktan sonra yüklenir. Böylece dosya kapandıktan aylar sonra bir soru geldiğinde, tutanağın hangi klasörde olduğu değil hangi araca ait olduğu sorulur — gerisi kaydın içinde durur.

Dosyayı bitirmek

Bir dosya ancak onarım tamamlandı ya da pert kararı verildi durumundayken bitirilebilir. Bitirildi işaretlendiğinde kayıt kilitlenir: durum düğmeleri kaybolur, yerine son durum, bitiş tarihi ve dosyanın kaç gün sürdüğü gelir.

Bitirilmiş dosya silinemez. Silme yalnız henüz bitirilmemiş kayıtlar için çalışır; silindiğinde bağlı servis kaydının ekspertiz bağı da temizlenir, servis kaydının kendisi yerinde kalır.

Yalnız araç sektöründe açılır

Ekspertiz her işletmede görünmez. Sektörü araç servisi seçilmiş kurulumlarda menüye eklenir; bilgisayar, ev cihazları, endüstriyel, bina, medikal ve tarım kurulumlarında modülün adresi hiç tanımlanmaz. Sebebi terminoloji tercihi değil: eksper, poliçe ve pert kavramları o sektörlerde karşılıksızdır.

Yetkisi de ayrıdır. Ekspertiz kaydını görmek, eklemek-güncellemek ve silmek ayrı ayrı verilir; hasar dosyasına dokunacak kişi sayısını sınırlamak isteyen işletmeler için ayrım buradadır.